Ze strony Ey.com

Łukasz Zalewski, komentuje Cezary Przygodzki, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego Ernst & Young, Gazeta Prawna z dn. 04.02.2008

Firma przekazuje fakturę VAT kontrahentowi za pośrednictwem serwera, na którym wyświetla się faktura w html do wydruku. Przy tej fakturze dodaje dopisek: Uwaga! Niniejsza faktura nie jest fakturą elektroniczną - należy ją wydrukować i dołączyć do dokumentacji firmy. Zgodnie z rozdziałem 4 par. 12 rozporządzenia ministra finansów z 27 kwietnia 2004 r. wystawiona faktura jest ważna bez podpisów odbiorcy oraz wystawiającego. Każda faktura jest przekazywana drogą elektroniczną do drukarki, np. przez sieć lokalną LAN. Wszystko w obrębie tego samego przedsiębiorstwa. Czy takie podejście gwarantuje uznanie faktur za ważne? O wyjaśnienie wątpliwości naszego czytelnika poprosiliśmy Izbę Skarbową w Łodzi oraz Cezarego Przygodzkiego, doradcę podatkowego, menedżera w Ernst & Young.

Izba skarbowa w Łodzi odpowiedziała GP

Nie. Obowiązujące przepisy dopuszczają doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, ale tylko jeśli zostaną spełnione wymogi określone dla e-faktur.

Analiza przepisów par. 21 i 23 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 ze zm.) nakazuje stwierdzić, iż jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji kupna-sprzedaży, poza formą elektroniczną, jest wystawianie faktur VAT w formie papierowej.

W przedmiotowej sprawie firma umożliwia kontrahentowi wydrukowanie udostępnionej mu elektronicznie (za pośrednictwem serwera) faktury.

Udostępniając fakturę w wyżej opisany sposób, firma niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści faktury zapisanej w języku informatycznym. W związku z tym faktury takie muszą spełniać wymogi określone w rozporządzeniu ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Stosownie do par. 2 ww. rozporządzenia faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W świetle obowiązujących przepisów dopuszczalne jest doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Jeden z tych warunków określony jest w par. 4 tego rozporządzenia i zgodnie z nim faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: 1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub 2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Jeżeli zatem strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, muszą zastosować się do postanowień rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. Tylko wówczas dojdzie bowiem do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, co ma istotne konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego u odbiorcy takiej faktury. Oczywiście istnieje możliwość przekazywania faktur przez firmę w formie sugerowanej, jednakże na gruncie przepisów prawa faktury te nie rodzą żadnych skutków prawnych. W takim przypadku mamy do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Ekspert wyjaśnia

Cezary Przygodzki, doradca podatkowy, menedżer w Ernst & Young

Nie. Niestety przedstawione powyżej rozwiązanie, choć niewątpliwie racjonalne biznesowo, nie może być uznane za zgodne z obecnie obowiązującymi przepisami.

Z analizy regulacji o fakturowaniu wynikają dwie podstawowe formy przekazywania (udostępniania) faktur kontrahentom:

• przekazanie lub przesłanie oryginału faktury w tradycyjnej papierowej formie bądź
• przesłanie (udostępnianie) faktury w formie elektronicznej, po spełnieniu jednak określonych warunków przewidzianych w rozporządzeniu o e-fakturach.

Z uwagi na łatwość powielania i obrotu dokumentami w formie elektronicznej nie każde przesłanie (np. e-mailem) bądź udostępnienie e-faktury (np. jako pliku do pobrania ze strony internetowej wystawcy) jest zatem dozwolone przez przepisy. Rozporządzenie o e-fakturach precyzuje, że e-faktury mogą być przesyłane (w tym udostępniane) jedynie wówczas, gdy autentyczność ich pochodzenia (tj. jednoznacznej identyfikacji wystawcy) i integralność (niezmienność) ich treści zostanie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu bądź poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), jeżeli są zachowane odpowiednie procedury. Mając na uwadze uwarunkowania techniczne, w tego rodzaju sytuacji, jak ta, o której mowa w pytaniu, z reguły zastosowanie znajduje kwalifikowany podpis elektroniczny. W konsekwencji samo umieszczenie pliku z fakturą do pobrania, bez opatrzenia tego pliku wspomnianym podpisem elektronicznym, nie spełnia warunków z rozporządzenia o e-fakturach. Taki sposób udostępniania e-faktury nie zabezpiecza bowiem autentyczności jej pochodzenia i integralności jej treści, co gwarantuje zastosowanie podpisu elektronicznego. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w najnowszym orzecznictwie (por. wyrok WSA w Warszawie, sygn. akt III SA/Wa 1341/07).

Obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują więc jakiejkolwiek innej, uproszczonej elektronicznej formy przesyłania lub udostępniania e-faktur (jak np. metoda przedstawiona w pytaniu). Zgodne z przepisami jest natomiast twierdzenie, że obecnie faktury nie wymagają podpisu wystawcy lub odbiorcy. Jednakże podatnicy, którzy - kierując się informacją wystawcy - drukują tego rodzaju faktury i załączają je do swojej dokumentacji powinni mieć świadomość, że biorą na siebie ryzyko związane z dokumentowaniem transakcji gospodarczych dla celów księgowych i podatkowych za pomocą tego rodzaju dokumentów. W praktyce, skoro nie jest to faktura elektroniczna, to dla organów podatkowych będzie to faktura otrzymana w formie papierowej ze wszelkiego tego konsekwencjami podatkowymi (np. w zakresie dokładnego określenia momentu otrzymania tej faktury dla celów odliczenia VAT). 2005 r. w sprawie zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 ze zm.).